De formuleringfunctie in Noteless is een krachtig hulpmiddel waarmee je je notities kunt aanpassen aan je persoonlijke schrijfstijl. Als je bijvoorbeeld een specifiek onderzoek bij een patiënt hebt uitgevoerd en een standaardtemplate voor de documentatie gebruikt, kan de formuleringfunctie je helpen om het onderzoek precies zo te documenteren als jij wilt. Voor optimaal gebruik maak je een formulering aan met een verbale trigger die je tijdens het consult eenvoudig en efficiënt kunt activeren. In dit artikel geven we je tips over hoe je formuleringen effectief kunt inzetten om je notities in Noteless te personaliseren.
Zo kies je een goede verbale trigger
Wanneer je een notitie genereert, controleert Noteless automatisch of een of meer van jouw aangemaakte formuleringen moeten worden opgenomen. Dit gebeurt door in de transcriptie te zoeken naar overeenkomsten tussen de uitgesproken woorden en de verbale triggers die je aan je formuleringen hebt gekoppeld. Het is daarom belangrijk zorgvuldig te bepalen wat een effectieve verbale trigger is, zodat formuleringen alleen worden toegevoegd wanneer jij dat wilt en niet per ongeluk. Hieronder vind je belangrijke principes voor het effectief gebruik van de formuleringfunctie:
Kies eenvoudige woorden als verbale triggers om een correcte transcriptie te garanderen. Transcriptiefouten kunnen tijdens consultaties om verschillende redenen ontstaan. Moeilijke woorden worden vooral verkeerd getranscribeerd als ze snel of onduidelijk worden uitgesproken. Ook achtergrondgeluid kan de kwaliteit negatief beïnvloeden. Door eenvoudige woorden als verbale triggers te gebruiken, vergroot je de kans op een juiste transcriptie en dat de formulering correct aan je notitie wordt toegevoegd.
Zorg ervoor dat de verbale trigger uniek is en niet per ongeluk tijdens het gesprek voorkomt. Het toevoegen van een formulering aan de notitie moet een bewuste keuze zijn. Vermijd daarom losse woorden zoals "hart", "long", "schouder" of "hals" als triggers, omdat deze gemakkelijk in andere contexten tijdens het consult gebruikt kunnen worden.
Houd verbale triggers kort en krachtig. Een verbale trigger mag uit niet meer dan 4 à 5 woorden bestaan om optimaal te functioneren. Langere triggers zijn moeilijker te herkennen in de transcriptie, vooral wanneer de formulering enigszins afwijkt van de gedefinieerde trigger. Let erop dat het niet mogelijk is om meerdere alternatieve triggers in één veld op te geven door ze met komma’s te scheiden — de trigger moet exact overeenkomen met wat gezegd wordt.
Vermijd afkortingen in de verbale trigger. Deze zijn vaak lastig correct te transcriberen, vooral wanneer ze lijken op andere woorden. Als je toch afkortingen gebruikt, adviseren we om de trigger te testen door een nieuwe dictatie te starten en te controleren of de afkorting correct wordt weergegeven.
Efficiënt gebruik van verbale triggers tijdens consultaties
Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat je verbale triggers tijdens een consult worden geactiveerd. Als je een trigger hebt gemaakt die natuurlijk in het gesprek voorkomt, hoef je alleen maar te zorgen dat de woorden precies worden uitgesproken zoals in de formulering is vastgelegd.
Bijvoorbeeld: als je een frase hebt voor een hartonderzoek met de trigger "het hart klinkt goed", moet je ervoor zorgen dat je deze woorden precies tegen de patiënt zegt wanneer dat van toepassing is.
Voor verbale triggers die niet op natuurlijke wijze in het patiëntengesprek voorkomen, kun je de formulering activeren door de trigger uit te spreken nadat de patiënt het consult heeft verlaten, maar vóórdat je de notitie genereert. Dit geeft je de mogelijkheid om te controleren of de trigger correct wordt getranscribeerd. Deze werkwijze kan nuttig zijn, ongeacht of je denkt dat de trigger tijdens het consult is genoemd, om er zeker van te zijn dat de gewenste formuleringen in de notitie worden opgenomen.